Ulkomaanmatkat

Tämä on ohje yrittäjän (osakeyhtiö, ky, ay) ulkomaille suuntautuvasta matkustamisesta ja siitä, miten matkan tulee liittyä liiketoimintaan:

1. Matkan liiketoimintasidonnaisuus
   •
   Ulkomaanmatkan kulut ovat vähennyskelpoisia yhtiön verotuksessa vain, jos matka on selvästi ja todennettavasti yhtiön liiketoimintaan liittyvä. Matkan tarkoituksen tulee olla esimerkiksi asiakastapaaminen, messut, koulutus, neuvottelu, hankintamatka tai muu liiketoimintaan liittyvä tehtävä.
   •
   Matka ei saa olla pääasiallisesti yksityinen (esim. loma), vaan liiketoiminnallinen tarkoitus tulee pystyä osoittamaan esimerkiksi kutsulla, ohjelmalla, sopimuksilla tai muilla dokumenteilla.
   •
   Jos matkalla on sekä liiketoiminnallisia että yksityisiä osuuksia, vain liiketoimintaan liittyvät kulut ovat vähennyskelpoisia. Yksityinen osuus tulee erotella ja kirjata erikseen.
2. Matkan dokumentointi
   •
   Jokaisesta matkasta tulee laatia matkalasku, josta ilmenee matkan tarkoitus, kohde, ajankohta, matkareitti, matkustustapa sekä ulkomaanmatkoilla myös maa, jossa matkavuorokausi päättyy.
   •
   Matkalaskuun liitetään kaikki tositteet (esim. lentoliput, hotellilaskut, osallistumismaksut). Jos tosite puuttuu, matkalaskulle tulee tehdä selite kulun perusteesta.
   •
   Matkalaskun tulee olla riittävän yksilöity ja perusteltu, jotta liiketoimintasidonnaisuus voidaan todentaa kirjanpidossa ja mahdollisessa verotarkastuksessa[1].
3. Kirjanpito ja verotus
   •
   Vain liiketoimintaan liittyvät matka- ja majoituskulut sekä mahdolliset päivärahat ja kilometrikorvaukset voidaan kirjata yhtiön kuluksi ja vähentää verotuksessa.
   •
   Jos matkaan sisältyy yksityiskäyttöä (esim. perheenjäsenten matkakulut, lomaosuus), nämä osuudet eivät ole vähennyskelpoisia ja ne tulee eritellä kirjanpidossa[2].
   •
   Matkakuluista tulee olla tosite, ja kulut tulee kirjata maksupäivän mukaan.
4. Esimerkkejä liiketoimintasidonnaisista matkoista
   •
   Osallistuminen kansainvälisille messuille, joissa yritys esittelee tuotteitaan.
   •
   Neuvottelumatka ulkomaiselle asiakkaalle tai yhteistyökumppanille.
   •
   Koulutus- tai seminaarimatka, jonka sisältö liittyy suoraan yrityksen toimialaan.
   Yhteenveto: Ulkomaanmatkan tulee olla selvästi yhtiön liiketoimintaan liittyvä, ja tämä on pystyttävä osoittamaan dokumentein. Kaikki kulut tulee perustella ja dokumentoida matkalaskulla ja tositteilla. Yksityiset osuudet eivät ole vähennyskelpoisia.